时间管理十四项法则

时间管理十四项法则

一、明确目标如果能过“洞中方七日，世上已千年”的神仙日子，那我们就用不着时间管理了，我们有用不完的时间。但事实上不可能，年华老去，便无法回头。我们只能尽己之力，作最佳的表现，方不负人生在世仅一次，天生我才必有用。这就是要有人生目标及目标体系。目标能最大限度地聚集你的资源（包括时间）。因此，只有目标明确，才能最大限度地节约时间。爱默生说：“用于事业上的时间，绝不是损失。”人生的道路，存在着时间与价值的对应关系。有目标，一分一秒就是成功的记录；没有目标，一分一秒都是生命的流逝。
　　
　　二、分清轻重缓急始终做最重要的事情。
　　
　　人们总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士不能这样工作。
　　
　　时间管理的精髓即在于：分清轻重缓急，设定优先顺序。成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间，把时间用在最有“生产力”的地方。
　　
　　面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方，有三个判断标准：
　　
　　1.我必须做什么？
　　
　　这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
　　
　　2.什么能给我最高回报？
　　
　　应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。（帕累托定律）所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤而荒于嬉”。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去，人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上（最有生产力的地方），这就是当今时代“勤”的特点。前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。勤奋已经不是时间长的代名词，勤奋是最少的时间内完成最多的目标。伟大的苏格拉底说：“当许多人在一条路上徘徊不前时，他们不得不让路，让那些珍惜时间的人赶到他们的前面去。”
　　
　　3.什么能给我最大的满足感？
　　
　　最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，唯如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急很清楚了，然后，以重要性优先排序（注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
　　
　　美国伯利恒钢铁公司总裁查斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。艾维·利声称可以在10分种内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50％，然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完。艾维·利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这又花了5分钟。艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事情是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
　　
　　艾维·利最后说：“每一天都要这样做--您刚才看见了，只用10分钟时间--你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说：“那是他一生中最有价值的一课。”５年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。
　　
　　人们普遍认为，艾维·利提出的方法功不可没。
　　
　　三、制订计划，写成清单
　　
　　相信笔记，不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。马丽凯说：“每晚写下次日必须办理的六件要务。挑出了当务之急，便能照表行事，不至于浪费时间在无谓的事情上。”不要订“进度表”，要列“工作表”；事务要明确具体，比较大或长期的工作要拆散开来，分成几个小事项。
　　
　　四、遇事马上做，现在就做这是在克服拖延的心态。因为，是拖延为“有空再做、明天做、以后做”，“拖”，“等”，“研究、商量”等等找借口，这是一种最浪费时间的坏习惯。拖延必然要付出更大的代价。能拖就拖的人心情总不愉快，总觉疲乏。因为应做而未做的工作不断给他压迫感。“若无闲事挂心头，便是人间好时节”，拖延者心头不空，因而常感时间压力。拖延并不能省下时间和精力，刚好相反，它使你心力交瘁，疲于奔命。不仅于事无补，反而白白浪费了宝贵时间。哲学家塞涅卡说：“时间的最大损失是拖延、期待和依赖将来。”
　　
　　拖延的恶习，说穿了是为了暂时解脱内心深处的恐惧感。首先，恐惧失败。似乎凡事拖一下，就不会立刻面对失败了，而且还可以自我安慰：我会做成的，只是现在还没有准备好。同时，拖延能为失败留下台阶，拖到最后一刻，即使做不好了，也有借口说，在如此短的时间内能有如此表现已经是很不错的了。其次，恐惧不如人。拖到最后，能不做便不做了，既消除了做不好低人一等的恐惧，还满足了虚荣心，告诉别人，换成是我的话，做得肯定比他们好。因此，养成遇事马上做，现在就做的习惯，不仅能克服拖延，而且能占“笨鸟先飞”的先机。久而久之，必然培育出当机立断的大智大勇。如斐乐特所说：“利用寸阴，是在任何种类的战斗中博得胜利的秘诀。”早起的鸟儿先得食，捷足必然先登。占部都美说：“人并不是因为跑得不快而赶不上火车的，而是因为出发晚了才赶不上的。”现在就做，马上就做。
　　
　　五、第一次做好，次次做好要100％认真地工作，要全心地工作。第一次没做好，同时也就浪费了没做好事情的时间。返工的浪费，最冤。
　　
　　六、专心致志，不要有头无尾上班时浪费时间最多的是时断时续的干活方式。不只是停顿下来本身费时，而且重新工作时，还需要花时间调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。而有头无尾，更是明显的浪费。
　　
　　七、珍惜今天，当日事当日毕爱默生说：“我们应当记住，一年中每一天都是珍贵的时光。”清人文嘉有著名的《明日歌》和《今日歌》。《今日歌》唱道：“今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜！若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋《今日诗》，努力请从今日始。”制订每日的工作时间进度表。每天都有目标，有结果，日清日新。今日不清，必然积累，积累就拖延，拖延必堕落、颓废。康纳勒普说：“今天事，今天做。太阳决不会为你而再升。”陶渊明诗曰：“盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。”要有好的明天，请从今天开始。
　　
　　八、养成整洁和条理的习惯据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着，每年因不整洁和无条理的习惯，就要损失近20％的时间！养成条理的习惯，还有另一层意思，就是寻找自己的“生理节奏。”中国剑谱上有“知拍任君斗”的秘诀，只有按自己的节奏方法，才能取得主动。所谓“生理节奏”，就是了解你在一月、一天当中，什么时候精力最充沛，脑子最清爽。就像心理学上把人分为“百灵鸟型”和“猫头鹰型”一样。“百灵鸟”是早晨最活跃，而“猫头鹰”则是夜晚更来劲。要用精力最好的时间来做最好的、更重大的事，而用精力不好的时间来做较不重要的事情，这样才能体现真正的品质和高效，保持能量，节省体力，节约时间。每个人都有自己的生理节奏，符合它便事半功倍，否则必然事倍功半。
　　
　　九、养成快速的节奏感克服做事缓慢的习惯，调整你的步伐和行动。养成快速的节奏，不仅提高效率，节约时间，给人以良好的作风印象，而且也是健康的表现。日本人就把“快食”、“快便”、“快睡”、“快行”、“快思”、“快说”的“六快”之人，称为人中之杰。
　　
　　十、设定完成期限有期限才有紧迫感，也才能珍惜时间。设定期限，是时间管理的重要标志。
　　
　　十一、善用零碎时间争取时间的唯一方法是善用时间。把零碎时间用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时，在等待时，可用于学习，用于思考，用于简短地计划下一个行动等等。充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的感觉，但长年累月，将会有惊人的成效。达尔文说：“我从来不认为半小时是微不足道的很小的一段时间。完成工作的方法，是爱惜每一分钟。”为后世留下诸多锦绣文章的宋代文学家欧阳修认定：“余平生所做文章，多在三上：马上、枕上、厕上。”看来，零碎的时间实在可以成就大事业。三国时董遇读书的方法是“三余”：“冬者岁之余；夜者日之余；阴雨者晴之余。”即要充分利用寒冬、深夜和雨天，别人歇手之时发奋苦学。并认为“三余广学，百战雄才”。而鲁迅先生，则“把别人用来喝咖啡的时间都用在了写作上”。没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间。鲁迅先生说：“时间就像海绵里的水，只要你去挤，它总是有的。”有一个实验，很好地说明了这个观念--老师向一个瓶子里装小石子，装满后问学生：“满了吗？”“满了！”同学们异口同声地回答。然后老师向瓶里装沙，仍可以装进去。众同学愕然。沙装满后，老师又问：“满了吗？”“满了！”同学们回答道。接着，老师又向装满石子和沙子的瓶里灌水……莫泊桑提醒我们说：“世界上真不知有多少可以建功立业的人，只因为把难得的时间轻轻放过而默默无闻。”滴水成河。用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多59倍。
　　
　　十二、分秒不浪费，成功日志法几乎所有的伟人都有把想法记录下来的习惯。日志是成功者必备的条件。他们用日志来记录当天的重要事件和成长学习心得，用日志来总结经验、反省过失，用日志来规划明天、明确目标，用日志来管理时间、集中精力、抓住大事……记日志就是在善用生命，设计生命。《成功日志》（见附赠《30天行动成功训练手册》），就是为此而专门创设的。它把成功学原理变成了可轻松填写的日志格式，熔心态、目标、时间管理、知行合一于一炉，只要坚持填写，养成习惯，日久必现奇迹。
　　
　　十三、善用节省时间的工具1.通讯（电话、电子邮件、传真、语音系统）；2.交通；3.电脑；4.办公自动化。
　　
　　十四、业余时间管理
　　
　　1.睡眠。
　　
　　(1)利用白天瞬间睡眠；
　　
　　(2)培养随时随地入睡的能力；
　　
　　(3)注重睡眠质量，不注重长短；
　　
　　(4)良好的睡眠环境与条件；
　　
　　(5)心理训练，自我暗示与身心放松。
　　
　　2.学习。
　　
　　(1)向成功者学习成功的方法；
　　
　　(2)一天一小时可以创造奇迹；
　　
　　(3)参加研习会；
　　
　　(4)长期与短期的学习，并养成终生学习的习惯；
　　
　　(5)高效的阅读。·有目的地阅读·快速略读和重点详读相结合
　　
　　a.速读法b.略读法c.归纳并作记号d.简化办公室的待阅资料·切忌逐字阅读·切忌没有目标的阅读
　　
　　3.娱乐。
　　
　　(1)选择具有创造性的活动；
　　
　　(2)选择有益于身心健康的活动；
　　
　　(3)要干就要达到一定水平；
　　
　　(4)要适度。